近年来，随着商事制度改革的持续推进，对企业档案管理要求也愈来愈高。为满足市场主体登记全程网办的办事需求，提升企业和公众不见面迁档、查档的便利度，威海市行政审批服务局以数字化档案管理为抓手，以档案“好归档、好管理、好查询”为目的，在“档案数字化、管理规范化、服务网络化”方面取得显著成效。

　　截止到2023年底，威海市已存档28.20万份企业登记电子档案，今年对外查询企业登记档案、企业登记信息等累计超9.81万次，其中通过网络完成查档业务5.29万笔，占比达53.9%。

　　成档自动化，企业档案材料编制更简易

　　编制材料样本，企业登记材料“填空式”生成。威海市行政审批服务局根据企业的不同分类，编制不同类型的材料样本供申请人参考，企业根据所属类型将相关信息填入对应模板即可完成登记材料编写，解决了企业不会准备、花钱“买指导”、网上“找材料”等难题，迄今已服务企业超8万次。

　　系统改造升级，登记档案“一键生成”。企业设立登记时，通过“企业开办‘一窗通’服务平台”进行“表单式”申报，系统根据企业填报内容可自动生成登记材料。今年以来，使用系统自动生成功能进行设立登记的企业共1.95万户，占新设企业总量的95.12%。

　　文书集成，登记材料掌上“随查随用”。为进一步降低企业编制材料难度，为企业提供“一站式”文书服务，威海市在“爱山东（威海）”APP开发的“企业开办”专题中，增加“文书服务”模块，将市场主体登记文书规范和提交材料规范等内容通过相应展示功能向申请人公开。同时，按照市场主体的所属类型、办理分类进行文书自动生成，市场主体可下载后直接使用。“文书服务”功能上线以来，已服务8400多户市场主体进行登记材料的生成。

　　归档数字化，“一企一档”管理更规范

　　“一企一档”原则档案管理。威海市行政审批服务局建立了企业全生命周期服务登记档案，将同一企业设立、变更、备案、司法协助、注销等全部登记档案归集到同一份档案，方便企业、登记机关及律师、公检法等不同群体进行档案的管理、查询或打印。2023年，全市新增归档企业档案2.05万份；增补完善企业档案4.61万份。

　　“线上线下并行”原则数字化归档。按照企业当日办理登记的事项分卷归档，威海市行政审批服务局将纸质档案归档后1周内完成电子档案登记，2周内完成电子影像扫描并入库；全程电子化档案业务办结后实时归档。企业办理迁移时，纸质档案与电子档案同时迁出，线上线下两套档案并行保障了企业档案的实时查询利用，档案管理效率提升60%以上。

　　查询网络化，“三位一体”查档更便捷

　　窗口查档，满足现场查档需求。威海市行政审批服务局各级政务服务大厅设置企业档案查询专窗，配置档案自助查询机，提供免费查询打印服务，群众、企业、律师和公检法均可通过提交有效证件，查询或打印企业的相关信息及登记档案。2023年，全市通过专窗查档4.52万笔，打印档案逾114万张，有效满足线下查档的需求。

　　全程网办查档，回应“不见面”查档呼声。为响应“数字政府”建设，呼应企业和群众网上查档的需求，威海市在省内首创档案查档“不见面审批”，通过在“爱山东（威海）”APP的“企业开办”专题中加载档案查询服务，为社会和企业提供线上查询渠道，企业信息可实时查询，企业登记档案可提交身份证明经人工审核后查询，相关档案可在线查询或下载打印，档案页面加盖防伪码、登记机关水印标识及登记机关的查询专用章，与纸质档案具有同等法律效力，并可用于办理对公业务。2023年，全市通过“爱山东”查询档案50145笔，累计减少跑腿次数超5万次。

　　实时查档，提供24小时“不打烊”服务。作为“无证明城市”的重要组成部门，威海市在“爱山东”自助查档的基础上进行功能再升级，针对企业法定代表人和股东，经“爱山东”实名认证后，可自动关联本人名下企业档案，实现24小时实时在线查询登记档案，进一步减少了企业查档的程序。2023年，全市通过24小时“不打烊”形式查档2775笔。

　　（通讯员 孙凯悦）